T.C.
DEMRE BELEDİYESİ
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak,Tanımlar ve Teşkilat Yapısı
Amaç
MADDE 1 -(1) Bu yönetmeliğin amacı, Demre Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün görev ve çalışma esaslarını, sorumluluk ve yetkilerini düzenlemek, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile 5018 sayılı Kanunun 60.maddesinin ikinci fıkrası gereğince harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin mali işlemleri destek hizmetleri birimi olarak 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhalesi Sözleşmeleri Kanunun’ nun hükümleri çerçevesinde temin ederek, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesindeki çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 13/07/2005 tarih ve 25874 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15. maddesinin (b) fıkrası, 22.02.2007 tarihli Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Demre Belediyesini,
b) Başkanlık : Demre Belediye Başkanlığını,
c) Başkan : Demre Belediye Başkanını,
ç)Başkan Yardımcısı : Belediye Başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Demre Belediye Başkan Yardımcısını,
d) Meclis : Demre Belediye Meclisini,
e) Encümen : Demre Belediye Encümenini,
f) Müdürlük : Demre Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
g) Müdür : Demre Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
ğ) Birim : Müdürlük bünyesinde müdüre bağlı olarak, çalışma konularına uygun alt servisler ile hizmetlerin yürütülmesini sağlayan bölümünü,
h) Servis : Müdürlük bünyesinde birime bağlı çalışma konularına uygun hizmetlerin yürütülmesini sağlayan bölümünü,
ı) Şef : Destek Hizmetleri Müdürlüğünde kadrolu şefi,
i) Memur : 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu gereğince devlet ve diğer kamu tüzel kişilerince yürütülen aslı ve sürekli kamu hizmetlerini yerine getiren personeli,
j) Personel : Müdür ve şef tanımının dışındaki Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli,
k) İşçi : Görev ve sorumlulukları işverence tanımlanan ve 4857 sayılı İş Kanununa tabi sürekli olarak çalışan daimi işçiler ile belirli süreli iş sözleşmeleriyle çalıştırılan geçici işçileri,
l) Sözleşmeli Personel : 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. maddesine göre boş memur kadrosu karşılığı ve aynı kanun gereği, belirli sürelerle çalıştırılacak kariyerli personeli, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 5- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 nci maddesi, 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ve Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şef, memur, işçi,sözleşmeli personel ve yardımcı personelden oluşur.
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Satınalma ve Piyasa Araştırma Birimi
c) İdari İşler Birimi
ç) Kayıt ve Arşiv Birimi
d) İhale Birimi
e) Taşınır Kayıt ve Ambar Birimi
(3) Müdürlüğe bağlı olarak birim oluşturma ve görevlerini belirlemede müdür yetkilidir.
Bağlılık
MADDE 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı ve sorumlu olarak görev yapar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Personelin unvan ve nitelikleri
MADDE 8- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
a) Destek Hizmetleri Müdürü: 657 Sayılı Kanunu’nun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve 02.07.2020 tarih ve 31173 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
b) Şef: 657 Sayılı Kanunu’nun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve 02.07.2020 tarih ve 31173 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
c) Memurlar: KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.
Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9- (1) Belediyemiz bünyesindeki diğer Müdürlüklere ait ihale dosyalarını teslim almak ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde takibini yaparak ihalelerin sorunsuz bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlamak ve ihale dosyalarını muhafaza etmek,
(2) Müdürlükler ve bağlı birimlerde ihtiyaç duyulan işin ihale edilebilmesi için gerekli dökümanı, Kamu İhale Kurumu tarafından çıkartılmış standart ihale dökumanlarını esas alarak hazırlamak ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
(3) Belediyemiz bünyesindeki diğer Müdürlükler ve bağlı birimlerde kullanılacak olan sarf malzemenin tespitini yapmak ve 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22/d maddesi hükmü gereği yasal işlemleri yürütmek ve malzemelerin teminini sağlamak,
(4) Belediye’ye alınan sarf malzemelerinin depolanması, dağılımı ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını yapmak ve kontrol etmek,
(5) Kurum faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli her türlü demirbaş eşya, büro makinesi, mobilya ve mefruşat ile basılı kâğıt ve kırtasiyenin onaylanan iş planları uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında teminini sağlamak,
(6) Belediyeye alınan sarf ve tüketime mahsus bütün eşya ve levazım ile her nevi demirbaş eşyanın giriş ve çeşitli sebeplerle çıktısını, depo kayıtlarının eksiksiz tutulmasının takibini sağlamak,
(7) Birimlerden gelen talepler doğrultusunda, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22 inci maddesi kapsamında mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işlerinin yapılmasını sağlamak,
(8) Araç bakım-onarım hizmetlerinin zamanında gerçekleştirilmesi için standartlara uygun satın alınan yedek parça ve malzemeleri bilirkişi nezaretinde (kademe sorumlusu veya işin uzmanı) muayene ederek teslim almak ve ambar giriş-çıkışını bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamak,
(9) Birimlerden gelen talepler doğrultusunda araçların sigorta işlemleri ve periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak,
(10) Birimlerden gelen talepler doğrultusunda, ekonomik ömrünü doldurmuş araçların 237 Sayılı Taşıt Kanununa göre kayıttan düşürülmesi ve hurda satış işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
(11) Araç, iş makinesi ve ekipmanlarda oluşan arızaların bakım ve onarımının yapılmasını sağlamak, Atölyede yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkinin yapılmasını sağlamak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve temininin yapılmasını sağlamak, yapılan iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak,
(12) Araçların etkin kullanımını sağlamak amacıyla takip cihazlarının kurulumunu sağlamak,
(13) Belediyemize ait araçların akaryakıt ve yağ ihtiyaçlarını temin edip dağıtımını sağlamak, taşıt tanıma sistemi ile alınan yakıtların kontrolünü yapmak, hakediş aşamasına getirmek ve hakedişlerin yapılarak sonuçlandırmak,
(14) Belediyemizin hizmet aracı ihtiyaçlarını temin etmek,
(15) Belediye hizmet binasındaki tüm tesisatın (ısıtma, soğutma, santral, elektrik, su tesisatı, asansör vb.) bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak,
(16) Belediye hizmet binasında kullanılmakta olan ADSL, GSM, su, araç takip sistemi ve telefon abonelik sözleşmelerini yapmak ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak,
(17) Resmi bayram, tören, anma ve sosyal etkinliklerde bayraklama işlemlerini yapmak,
(18) Yangın söndürme cihazları alımı, bakımı ve onarımını yapmak,
(19) Belediyenin demirbaş kayıtlarında bulunan araçların trafik sigorta, vize ve egzoz muayenelerinin zamanında yapılmasını sağlamak,
(20) Müdürlüklere bağlı birimlerde iş sağlığı ve iş güvenliği yönünde her türlü tedbirin alınmasını sağlamak, kontrol ve takibini yapmak,
(21) Müdürlükler ve bağlı birimlerden gelen talep doğrultusunda; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında bulunan tüm mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işleri ihalesinin yapılmasını sağlamak ve gerektiğinde bunlara ilişkin hakediş raporlarının hazırlanarak ilgili birimlere teslim etmek,
(22) Belediyemiz bünyesindeki diğer müdürlükler ve bağlı birimlerden gelen talep doğrultusunda; 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılacak ihalelerin takibini yaparak ihalelerin sorunsuz bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlamak, devamında bunlara ilişkin sözleşmeleri yapmak ve ihale dosyalarının muhafazasını sağlamak,
(23) Bakanlar Kurulunun 09/04/2018 tarih ve 2018/11608 sayılı kararlarıyla yürürlüğe konulan ve 28 Nisan 2018 tarih ve 30405 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve Bağlı Kuruluşları ile Bunların Üyesi Olduğu Mahalli İdare Birliklerinin Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmetlerin Gördürülmesine İlişkin Usul ve Esaslar” çerçevesinde Belediyemizin personel çalıştırılmasına dayalı yeni hizmetlerini
İdareye ait şirkete gördürülmesine esas olmak üzere; doğrudan hizmet alımı suretiyle sözleşme yapılmasını sağlamak ve bu kapsamda yapılacak personel çalıştırılmasına dayalı hizmet bedellerine ait hakediş raporlarının mevzuat hükümlerine göre hazırlanarak ilgili birimlere teslim etmek,
(24) Belediye Başkanı veya bağlı bulunduğu başkan yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmakla yükümlüdür.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 10- (1) Destek Hizmetleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri :
1) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup müdürlüğü Başkanlık Makamına ve diğer birimlere karşı temsil eder.
2) Müdürlük personelinin birinci derece disiplin amiridir.
3) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
4) Müdürlük yönetimini yasalar çerçevesinde yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
5) Alt Birim personeli arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır.
6) Birimlerden gelen talepler doğrultusunda, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22 inci maddesi ile yapılacak Mal, Hizmet, Danışmanlık ve Yapım işlerini gerçekleştirmek.
7) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 22 inci maddesine göre satın alınan mal ve yapılan hizmetlerin muayene ve kabul işlemlerini yaptırmak.
8) Müdürlüğe havale edilen iş ve evrakların birim personeline havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
9) Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek.
10) Bağlı bulunan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, paraflamak ve imzalamak.
11)Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisini sevk ve organize etmek. Taşınır giriş ve çıkış işlemleri hakkında bilgi ve belgeleri istenilen zamanlarda muhasebe birimine bildirimini sağlamak.
12) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarına haiz olan müdürlerden birini veya personeli müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirlemek ve makamın onayına sunmak.
13)Müdürlükten yapılan yazışmaları denetler ve imzalar.
14)Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur. Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren iş ve işlemlerin verimli, zamanında, doğru ve yasalara uygun olarak yürütülmesini sağlar.
15) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
16) Heyet ve Komisyonları kurup görevlendirir.
17) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
18) Personelin; her türlü özlük ve sosyal haklarını izler, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurar, müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
19)Müdürlük birimlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları izler, denetler
20) Çalışma verimini arttırma amacıyla, mevzuat, doküman, yazılım ve ilgili yayınları satın alır, abone olur, bunlardan personelin yararlanmasını sağlar,
21)Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir.
22) Müdürlüğün bütçe planlamasını yapar, müdürlük harcamalarının bütçeye uygun ve yasalar çerçevesinde yapılmasını sağlar
23) Müdürlüğün stratejik planı ve performans programını belirler, iş ve işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlar.
24) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunu hazırlar.
25) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
b) Destek Hizmetleri Müdürünün Yetkileri :
1)Müdürlüğün faaliyetlerine ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
2)Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için başkanlık makamına önerilerde bulunma yetkisi,
3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
4) Disiplinsiz davranışları tespit edilen personeli en üst disiplin amirine sevk etme yetkisi,
5)Müdürlük personeli ve iş işlemleri denetleme ve aksaklıkları giderme yetkisi,
6)Müdürlük emrinde görev yapan personele; ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu başkan yardımcısı ile başkanlık makamına önerilerde bulunma yetkisi,
7)Müdürlük emrinde görev yapan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan bir personeli müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi,
10)Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde harcama ve ihale yetkilisi yetkisi,
11) Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde yüklenicilerle sözleşme yapma yetkisi,
12)Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde denetim elemanı atama, muayene ve kabul komisyonu oluşturma yetkisi,
13)Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde hak ediş ve tahakkuk belgelerini onaylama yetkisi,
14) Piyasa araştırması için personel görevlendirme yetkisi
15)Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi bulunmaktadır.
16) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanununa göre yapılacak ihaleleri yapma, yaptırma, onaylama yetkisi.
c) Destek Hizmetleri Müdürünün Sorumlulukları :
1)Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesinden sorumludur
2)Müdürlük personelinin devam ve devamsızlığından sorumludur
3) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve ilgili mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Şefin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 11 - (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Müdürün verdiği yazılı ve sözlü görevleri yerine getirmek
b)Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmalarından ve personelin devamından sorumlu olmak.
c)Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak.
ç)Müdürlüğün denetimindeki taşınır ve taşınmaz demirbaşları kontrol etmek, bakım ve onarımlarını yaptırmak.
d) Müdürlüğün denetimindeki taşınmazların temizliğini yaptırmak ve denetlemek.
e)Kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde müdürlük makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Memurların görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 12- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlüğe Bağlı Birimlerin Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Kayıt ve Arşiv Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 13- (1) Kayıt ve arşiv biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Kurum içi ve kurum dışı gelen evrakların kaydını tutmak, tarih ve sayı numarası vermek, ilgili servise havalesini yapmak üzere Müdüre onaylatmak,
b) Evrakları ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtmak,
c) Dış müdürlük evraklarını yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek ,
ç) Müdürlükler arası havale işlemlerini yazı ile veya elektronik ortamda yapmak,
d) Kurum dışı yazışmaların posta ile dağıtımlarını yapmak üzere Yazı İşleri Müdürlüğü’ne göndermek,
e) Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneğini konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlemek.
f) Müdürlükte çalışan memur, işçi ve sözleşmeli personelin maaş, yevmiye, ikramiye, fazla mesai, sigorta ve sosyal hakları gibi özlük işleriyle ilgili işlemlerin, yazışmalarını takibini yapmak.
g) Müdürlüğe gelen evrakın Doküman Kodlama Rehberine ve Standart Dosya Planına göre gizlilik derecelerine dikkat ederek saklanmasını sağlamak, ihtiyaç halinde kolay ulaşılabilir hale getirmek.
ğ) Devlet Arşivleri Yönetmeliğine uygun bir şekilde kayıt ve dosya sistemi kurmak, süresi dolan evrakın imha işlemlerini yapmak,
h) Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmektir.
ı) Personelin yemek puantajını düzenlemek,
i)Personelin izin işlerini takip etmek,
j) Teknik personelin 3 aylık puantajını düzenlemek,
k) Piyasa araştırması yapılan evrakların ödeneğini alıp ilgili müdürlüğüne göndermek.
Arşiv Hizmetleri Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 14- (1) Arşiv hizmetleri birimi, aşağıdaki fonksiyonların yerine getirilmesinden sorumludur:
a) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları çerçevesinde, her birim müdürlüğü kendi arşivinden sorumlu olmak üzere birimine ait arşiv hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
b) 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun çerçevesinde, birimin kendi müdürlüğüne ait yürütülecek tüm görev ve hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,
c) Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
Satınalma ve Piyasa Araştırma Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 15- (1) Satınalma ve Piyasa Araştırma biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Belediyenin diğer müdürlüklerinden gelen talepler doğrultusunda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 inci maddesi gereğince, bu yasa ile getirilen ilke ve esaslara uygun olarak birimlerin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
b) Şartları ve özellikleri belirlenen malzemenin satın alınması veya hizmetin yaptırılması için gerekli piyasa fiyat araştırması yapmak.
c) 5018 sayılı kanunun 60.maddesine istinaden diğer harcama birimlerine ait olan ve üst yönetici onayı ile piyasa araştırması yetkisi Müdürlüğümüze verilen mal ve hizmet alımlarına ilişkin piyasa araştırması yapılarak ilgili Müdürlüğe göndermek,
ç) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu, mal ve hizmet alımı ile yapım işlerinin 4734 sayılı kamu ihale kanununun 22.maddesi kapsamında doğrudan temin yöntemi ile yapılması işlemlerini yürütmek.
d) Mal, hizmet veya yapım işi ihtiyacı bildiren birimlerle sürekli işbirliği sağlayarak, malzeme ve hizmetler konusunda, kalite ve teknik özellikler yönünden aranılan ve istenilen şartların belirlenmesini sağlamak.
e) Doğrudan teminle görevli personelden oluşan satın alma komisyonunda, firmalardan gelen piyasa fiyat araştırma tekliflerinin açılarak, etkililik, ekonomiklik, verimlilik ilkesince değerlendirilip en uygun fiyat veren firmanın tespit edilmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması ve onayı takiben sipariş verilerek mal, hizmet veya yapım işinin satın alınmasını sağlamak.
f) Satınalmalarda rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği ve gizliliği esas almak.
g) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 22 inci maddesi kapsamında Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak.
ğ) 5018 sayılı kanunun 35.maddesine göre avans yöntemi ile tedariki gereken mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmek.
h)Hizmet binalarına ait ısınma soğutma sistemlerine ait küçük çaplı elektrik tesisatı onarımları, telefon sistemi, telefon santralleri büro makineleri ve cihazları vb. bakım onarımlarını yapmak-yaptırmak.
ı) Birimlerimize ait ortak ve benzer nitelikte olan, hizmetleri yapmak ve yaptırmak.
i) Başkanlık makamınca verilen diğer görevleri yapmak.
Taşınır Mal Ambar Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 16- (1) Taşınır mal ambar biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarda muhafaza etmek.
b) Tüm birimlerimizin ihtiyaç duyduğu kırtasiye malzemesi, fotokopi tonerleri, yazıcı kartuşları, temizlik malzemeleri vb. diğer tüketim malzemelerini taşınır mal ambarında stoklamak ve hizmetlerine sunmak.
c) Ambardan çıkan malzemeleri ilgili Müdürlüklerden gelen malzeme talepleri için hazırlanan talep fişine ve depodaki malzemenin durumuna göre, malzemenin depodan çıkışını Destek Hizmetleri Müdürünün onayı ile yapmak ve talep fişine uygun olarak depo programından malzeme çıkışını düzenlemek.
ç) Alımı yapılan mal ve malzemenin, ilgili teknik ve idari şartnameleri doğrultusunda muayene ve kabullerini yapmak.
d) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
e)Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
f)Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
g)Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları kullanıcılara zimmetlemek, bulundukları yerde kontrol etmek, sayımları yapmak ve yaptırmak.
ğ)Müdürlük ihtiyacı olarak satın alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşürülmesini sağlamak.
h)Taşınır mal yönetmeliğine uygun taşınır mal hareketlerini ve kurum içi devirleri yapmaktır.
İhale Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 17- (1) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında bulunan Belediyemizin tüm mal, hizmet ve yapım işleri ihaleleri ile 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılacak ihaleler Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde bulunan İhale Birimi tarafından yürütülmekte olup; İhale biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait ihale dosyalarını (yaklaşık maliyet teknik ve idari şartname vs.) hazırlayarak ihaleye hazır duruma getirmek ve ihalenin sonuçlandırılmasını sağlamak,
b) Belediyemize bağlı diğer Müdürlüklere ait ihale dosyalarını 4734 Sayılı Kamu İhale kanununa göre incelemek, tam ve eksiksiz ise teslim almak,
c) Teslim alınan dosyaların Kamu İhale Kanunları çerçevesinde ihale onayından sonraki dökümanları hazırlayarak, ihalenin sonuçlandırılmasını sağlamak,
ç) İhtiyaç duyulan işin ihale edilebilmesi için gerekli dokümanı Kamu ihale kurumu tarafından çıkartılmış standart ihale dokümanlarını esas alarak hazırlamak,
d) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneğini ihale komisyon üyelerine vermek,
e) İhale komisyonunca düzenlenen gerekçeli kararın ihale yetkilisinin onayına sunulmasını sağlamak takip etmek,
f) Çok sık değişen ihale mevzuatını takip edip değişikliklerin uygulanmasını denetlemek,
g) Müdürlüklerce hazırlanan ihale dokümanlarını (şartname dosyaları) incelemek, mevzuata uyumlu hale getirilmesini denetlemek ve sağlamak,
ğ) Tüm müdürlüklere teknik destek sağlamak, gerektiğinde ihale dokümanları dosyası hazırlanmasına destek olmak,
h) Müdürlüklerden ilan edilmek üzere gönderilen ihale dokümanları dosyasına göre ilan metnini hazırlamak, ilan için Kamu İhale Kurumu'ndan onay almak,
ı) İlan bedelini Mali Hizmetler 'den alıp, ilgili yere yatırmak,
i) İlan metninin mevzuatta ön görülen süre ile ve yayınlanmasını takip etmek,
j) Rekabet ortamı oluşturmak üzere İlan metninin mevzuatta zorunlu duyuru şekli dışında duyurulmasını sağlamak (Belediye ilan panolarında asmak, Belediye internet sitesinde duyurmak, ilan metnini gerekli hallerde meslek erbabına duyuru için ilgili meslek odasına yazı ile göndermek v.b )
k)Gerektiğinde düzeltme ilanı yapmak,
l)İlan faturalarını Mali Hizmetler'e iletmek,
m)İhale dokümanlarını çoğaltmak, CD ye kopyalamak, internet ortamında yayınlamak
n)İhale mevzuatına uygun olarak ilanın yayınlanmasından sonra en geç 3 gün içinde ihale komisyonu üyelerine incelemeleri için ihale dokümanlarının suretlerini vermek, e-mail adreslerine göndermek,
o)İhale komisyonu üyelerine görevlendirme onayı ve ihale tarihini tebliğ etmek,
ö)İhale dokümanlarına itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen süre de raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
p)İhale dokümanlarına itiraz halinde gerektiğinde zeyilname düzenlemek,
r)İhaleye girmek isteyenlere ihale dokümanlarını satmak,
s)Pazarlık usulü ihalelerde teklif alınacak isteklilere davet mektubu ve ihale dokümanlarını göndermek,
ş)Verilen teklifleri tutanakla teslim almak,
t)Teklif zarfı içine suret belge koymak isteyen isteklilerin asıl belgelerini kontrol ederek suret belge üzerine aslı görülmüştür kaşesi basıp onaylamak,
u)İhale saatine kadar verilen tüm teklifleri tutanakla ihale komisyonuna teslim etmek,
ü)İhale sırasında Komisyonca açılan teklif zarflarında bulunan belgeleri ve teklif edilen bedelleri tutanağa işlemek,
v)İhaleden sonra teklif zarfına konulmuş asıl belgeleri isteyen isteklilere belgelerin suretlerini alarak asılları iade etmek,
y)İhalede değerlendirme dışı kalan ve ilk iki sırada bulunmayan isteklilerin geçici teminatlarını iade etmek,
z)İhale teklif zarfı içinde isteklilerce sunulan yeterlik belgelerinin incelenmesinde İhale komisyonuna yardımcı olmak,
aa)İsteklilerden sundukları belgeler veya teklifleri ile ilgili açıklama istenmesi gerekmesi halinde,yazışmaları yapmak ve süreyi takip etmek,
bb)Kesinleşen ihale kararını ve değerlendirme dışı kalan isteklilerin değerlendirme dışı kalış gerekçelerini mevzuatta ön görülen süre içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere posta veya elden tebliğ etmek,
cc)Kesinleşen ihale kararına karşı itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen sürede raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
çç)İtiraza karşı verilen cevabın isteklilerce uygun bulunmayıp Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikayette bulunulması halinde, İhale dokümanlarının ve teklif zarflarının suretlerinin çıkarılarak verilen süre içinde Kamu İhale Kurumuna iletmek,
dd)İhalenin iptalinin gerekmesi halinde iptal ilanı hazırlayıp, ilan ettirmek,
ee)Kesinleşen ihale kararına itiraz olmaması halinde itiraz süresinin bitiminden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet yazısını tebliğ etmek,
ff)Sözleşmenin imzalanmasından sonra sözleşme dosyasını Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne ve İlgili Müdürlüğü göndermek,
gg)Sözleşmenin imzalanmasından sonra ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatını iade etmek,
ğğ)Gerektiği hallerde ihale sonuç ilanı hazırlayıp yayınlatmak,
hh)İhale sonuç formu düzenleyip Kamu İhale Kurumu'na göndermek,
ıı)İhale bilgi formlarını Belediyemiz internet sitesinde duyurmak, Gerek Bilgi Edinme Kanunu gerekse Meclis Soru Önergeleri nedeniyle istenen ihale bilgilerini vermek.
İdari İşler Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 18- (1) İdari işler biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a)Tüm hizmet birimlerine ait binalar ile büroların genel temizlik hizmetlerini yapmak veya ihale ile yaptırmak kontrollük hizmetlerini ve buna bağlı olarak personelin puantajını hazırlamak,
b)Belediyemize ait tüm hizmet binaları ve tesislerinin 5188 sayılı özel güvenlik kanununa göre özel güvenlik şirketlerinden hizmet satınalma yöntemiyle güvenlik hizmetlerini yerine getirmek ve hak edişlerini düzenlemek,
c)Hizmet binalarının ve dış mekan etkinlik alanlarının gece ve gündüz güvenliklerini sağlamak,
ç)Belediyemiz hizmet binalarına ait ısıtma, soğutma, santral, elektrik, su tesisatı, asansör vb. diğer tesislerin rutin bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak üzere ilgili birimlere bildirmek ,
d)Hizmet binaları ve kapalı alanlarda vektörlerle mücadele ve ilaçlama hizmetlerini yaptırmak,
e)Belediyemizce düzenlenen kültürel etkinlikler ile çeşitli aktivitelerde, taşıma ve organizasyonlarda personel desteği vermek,
f)Tüm Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu benzer ve ortak nitelik taşıyan hizmetleri yapmak veya yaptırmak,
g)Ortak kullanılan binalara ait su ve telefon santrallerine bağlı telefon faturalarının takibi, tetkiki ve ödeme belgelerinin düzenlenmesi,
ğ)Hizmet Binalarının yerleşim ve düzenini kontrolü, boya ve tadilatların tespitini yapmak.
h)Servisin işleri ile ilgili personelin görevlerini planlamak, uygulamaları koordine etmek,
ı) Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun şekilde kullanılmasını sağlamak,
i) Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek,
j) Kendisine verilen yetki sınırları içinde yazıları incelemek, parafe veya imza etmek,
k) Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmek.
l) Birimde görev yapan tüm personelin görevlerini kanun ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapmalarını takip etmek, sevk ve idarelerini yapmak, çalışma programlarını hazırlamak,
m) Büro ve birim hizmetlerinin tam ve eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlayarak aksayan konularla ilgili olarak müdürlük makamına bilgi vermek, raporlar hazırlamak,
n) Atıl durumdaki araç ve gereci tespit ederek teknik ve ekonomik kriterlere uygun olarak yeniden kazandırmaya yönelik çalışmaları yapmak, kullanılmasında fayda görülmeyen araç ve teknik ekipmanın terkini yapmak,
BEŞİNCİ BÖLÜM
Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Görevlerin icrası
MADDE 19 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki görevlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Müdürlüğe gelen evrak bilgisayarda evrak kayıt sistemine kaydedilerek Müdürün havalesi ile ilgili personele gereği için verilir.
b) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
c) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon
MADDE 20-(1) Müdürlük içinde ve diğer müdürlükler arasında koordinasyon aşağıdaki şekilde sağlanır.
a) Müdürlük ile diğer müdürlükler arasında ve müdürlük içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
b) Müdürlüğe gelen tüm yazılar kayıt memuru tarafından kayda alındıktan sonra müdüre verilir.
c) Müdür gelen evrakları gereği yapılmak üzere ilgili birimlere veya personele havale eder gerektiğinde not düşer gerektiğinde evrak ile ilgili olarak personel ile görüşür .
ç) Servislerdeki görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
(2) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, birim yetkilisi, şef ve müdürün parafı ile belediye başkanı ve/veya ilgili başkan yardımcısı imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Arşivleme ve Dosyalama
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 21 – (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin
Denetim, personel disiplin ve disiplin hükümleri
MADDE 22 -(1) Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak Destek Hizmetleri Müdürü, Müdürlüğüne ait kadroların denetiminden sorumludur. Müdür, tüm personelini her zaman denetleme yetkisine haiz olup, tespit edilen aksaklıkları zaman geçirmeden düzeltme yoluna gider.
(2) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(3) Disiplinsiz davranışlarda; ilgililer hakkında 657 Sayılı “Devlet Memurları Kanunu” ve 4857 Sayılı “İş Kanunu” ve “Toplu İş Sözleşmesi” hükümlerine göre işlem yapılır.
(4) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma v.b işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.
(5) Birim personelinin mesai saatlerine riayet etmesi ve yasal kılık kıyafetlerinden birim müdürü ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısı sorumludur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
İmza yetkilisi
MADDE 23- (1) Destek Hizmetleri Müdürü, müdürlük hizmetlerini yürütmek müdürden sonra gelmek ve müdüre karşı sorumlu olmak üzere müdürün teklifi ve başkanlık makamının onayı ile imza yetkilisi görevlendirebilir.
Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması
MADDE 24- (1) Bu yönetmeliğin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 25- (1)İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 26– (1) Bu yönetmelik belediye meclisince onaylanmasını müteakip yürürlüğe girer. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle daha önce Belediye Meclisinin 07/01/2015 tarih ve 2015/09 sayılı kararları ile yürürlükte olan “Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.
Yürütme
MADDE 27 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Demre Belediye Başkanı yürütür.
Bu Yönetmelik Demre Belediye Meclisinin 02/06/2021 tarih ve 2021/27 sayılı karalarıyla kabul edilmiştir.