T.C.
DEMRE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Demre Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile Müdür ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 03.07.2005 tarihinde kabul edilen 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15. maddesinin (b) fıkrası, 657 sayılı Devlet memurları Kanunu ve 22.02.2007 tarihli Belediye ve Bağlı kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına dair yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
(2) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Demre Belediyesini,
b) Başkanlık : Demre Belediye Başkanlığını,
c) Başkan : Demre Belediye Başkanını,
ç) Başkan Yardımcısı :Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Demre Belediye Başkan Yardımcısını,
d) Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
e) Müdür : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
f) Şef : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde kadrolu şefi,
g) Personel : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş
MADDE 5- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48. Maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ve Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef ve büro personelinden oluşur.
(2) Müdürlüğe bağlı olarak Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliği ve Bilgi Edinme, CİMER(Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) ve Toplumsal Bütünleşme büroları bulunmaktadır.
(3) Şefliklerin ve Büroların sayı ve görevlerini belirlemede Müdür yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Personelin unvan ve nitelikleri
MADDE 7- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve 02.07.2020 tarih ve 31173 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve 02.07.2020 tarih ve 31173 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Görevleri :
1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu
programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar.
9) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Yetkileri :
1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.
9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.
11) Her konuda israfı önleyici tedbirler alma yetkisi.
c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Sorumlulukları : 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve görevleri
MADDE 9- (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
A) Bağlı Şeflikler ve Bürolar:
1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliği: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliğinin görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü birimler aşağıda gösterilmiştir.
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliğinin görevleri:
1) İlçemizin kültürel ve tarihi zenginliklerini fotoğraf, film, video, CD, ses kasetleri vb. yöntemlerle değerlendirmek, Kamuoyuna ulaştırmak böylece bir “Demre bilinci” oluşumuna katkıda bulunmak.
2) Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması ve resmi gazete ile diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütmek.
3) Aylık basın analiz dosyasının hazırlanması ve www.demre.bel.tr adresi ile tüm web kullanıcılarına elektronik ortamda aynı hizmetlerin sunulmasını sağlamak.
4) Yerel, Ulusal ve Uluslararası televizyon kanallarının izlenmesi, Başkanlık Makamı ile ilgili birimlere ait haber ve benzeri görüntülerin derlenerek ilgili yerlere sunulmasını sağlamak.
5) Başkanlık Makamını ve Belediye icraatlarının ve faaliyetlerinin muhabirler, kameramanlar, fotoğrafçılar ve gerekli teknik ekipmanlarla izlenmesi, derlemelerin görsel ve basının materyalleri haline getirilmesi ve dağıtımını yapmak.
6) Demre Belediyesi sınırları içerisinde Başkanlığımıza bağlı ( Meydan, Cadde, Sokak, Bulvar,Park Bahçeler, Mezarlıklar, Kültürel Mekanlar, Köprüler, Tarihi yerler vs.) bunlar gibi yerlerde yapılan film çekimleri için gelen başvuruların değerlendirilip izin verilmesi işlemlerini yürütmek.
7) Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktararak sonuçları takip etmek,
8) Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul ederek ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçları takip etmek,
9) Diğer halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,
10) Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeye dair basılı materyaller yayınlamak,
11) Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruluşlar ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti satın almak,
12) Belediyenin yatırım ve hizmetlerini (bez afiş, vinil, bilboard ve gazete v.b ile) halka tanıtmak,
13) Halkla İlişkiler, Yerel Yönetimler ve Sosyal Hizmetler alanlarında, bilimsel toplantılar düzenlemek, bu alanda düzenlenen toplantılara katılmak ve bilimsel yayınlar yapmak,
14) İlçemizde ikamet eden vatandaşlarımızın düğün cenaze gibi sosyal nitelikli talepleri doğrultusunda ihtiyaçlarını karşılamak.
b) Bilgi Edinme Bürosu:
(1) 4982 Sayılı kanun gereği kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi, Kanunda ve Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
c) CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi ) Bürosu:
1) Başbakanlık, Antalya Valiliği, Demre Kaymakamlığı ve Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki CİMER Birimleri ile koordineli çalışmak.
2) Başvuruların etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
d) Toplumsal Bütünleşme Bürosu :
(1) Toplumsal Bütünleşme Biriminin görevleri ;
a) Proje kapsamında Koordinasyon merkezi kurmak.
b) Her sokakta bir proje temsilcisi bulundurmak .
c) Proje kapsamında etkinlikler, seminerler ve beceri kursları düzenlemek.
ç) Sokak temsilcileri tarafından saptanan problemlere çözüm oluşturmak amacıyla komisyon ve komisyon üyesi belirlemek.
d) Sosyal kalkınmayı amaçlayan bu proje kapsamındaki komisyonlarla ilgili görev dağılımının yapılması ve işleyişin takibini yapmak.
Memurların görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetlerin icrası
MADDE 11- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
b) Görevin planlanması: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
c) Görevin İcrası: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon
MADDE 12- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.
(2) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.
(3) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.
(4) Şefliklerde görevli personel kurumlar arası ilişkiler, yazışmalar yaparak Müdürlükler ve birimler arası koordinasyonu sağlar, evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
Diğer kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 13- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Kaymakamlık,Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Evraklarla İlgili Arşivleme ve Dosyalama işlemleri
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 14 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından görevli büro personeli ve memurlar sorumludur.
(4) Müdürlükçe yapılacak arşiv hizmetleri ile ilgili olarak; “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” esasları çerçevesinde, her birim müdürlüğü kendi arşivinden sorumlu olmak üzere birimine ait arşiv hizmetlerini yürütür.
(5) Müdürlükçe yapılacak arşiv evraklarının imhası ile ilgili olarak; “3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” çerçevesinde birimin kendi müdürlüğüne ait tüm görev ve hizmetlerin yürütülmesini sağlar.
ALTINCI BÖLÜM
Denetim, Sicil ve Disiplin
Müdürlük içi denetim
MADDE 15- (1) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.
(2) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.
Personel özlük dosyaları
MADDE 16- (1) Özlük ve Sicil Dosyalarının önemi; Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır.
Bu nedenle;
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünce Kurumda çalışan tüm personel için birer gölge özlük dosyası düzenlenir.
b) Özlük dosyalarının muhteviyatı; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, sınav evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklardır.
Disiplin cezaları
MADDE 17- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.
YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması
MADDE 18- (1) Bu yönetmeliğin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 19 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 20 - (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle daha önce Belediye Meclisinin 07/01/2015 tarih ve 2015/09 sayılı kararları ile yürürlükte olan “Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
Bu Yönetmelik Demre Belediye Meclisinin 02/06/2021 tarih ve 2021/27 sayılı karalarıyla kabul edilmiştir.